Η δημόσια ομιλία αποτελεί για πολλούς πηγή άγχους, ιδιαίτερα όταν η παρουσίαση γίνεται σε μεγάλη σκηνή και όχι σε μια μικρή αίθουσα συσκέψεων. Ο ήχος της ίδιας της φωνής από τα μεγάφωνα, τα φώτα που τυφλώνουν και τα βλέμματα του κοινού σε έναν άγνωστο χώρο, συχνά οδηγούν σε αμηχανία ή ακόμη και σε στιγμές που το μυαλό «μπλοκάρει».
Σύμφωνα με την Allison Shapira η οποία διδάσκει το μάθημα «The Arts of Communication» στο Harvard Kennedy School και συγγραφέα του βιβλίου Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others (Harper Collins Leadership,) ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μειωθεί αυτό το άγχος είναι η χρήση σημειώσεων. Δεν πρόκειται για σενάριο λέξη προς λέξη, αλλά για σύντομες υπενθυμίσεις που βοηθούν τον ομιλητή να παραμένει συγκεντρωμένος στο κοινό, χωρίς να χάνει τη ροή του.
Σημειώσεις και όχι πλήρες κείμενο
Οι σημειώσεις λειτουργούν ως δομή της παρουσίασης. Σε αντίθεση με ένα πλήρες κείμενο, που αναγκάζει τον ομιλητή να κοιτάζει συνεχώς κάτω, οι σημειώσεις δίνουν την ελευθερία να κρατηθεί η οπτική επαφή με το κοινό. Οι πιο αποτελεσματικές σημειώσεις είναι σε μορφή κουκκίδων με 3–4 λέξεις, γραμμένες με μεγάλα γράμματα και αρκετό κενό χώρο στη σελίδα.
Οι σημειώσεις εξυπηρετούν διαφορετικό σκοπό από τις διαφάνειες: οι διαφάνειες είναι για το κοινό, οι σημειώσεις για τον ομιλητή.
Τεχνικές χρήσης στη σκηνή
Η πρόβα με σημειώσεις πριν από την παρουσίαση βοηθά τον ομιλητή να θυμάται τη ροή, να ακούγεται φυσικός και να γνωρίζει πότε πρέπει να αλλάξει διαφάνειες. Την ημέρα της ομιλίας, οι σημειώσεις τοποθετούνται στο αναλόγιο ή σε ένα μικρό τραπέζι στη σκηνή, ώστε να είναι άμεσα προσβάσιμες.
Σε περίπτωση που το μυαλό «μπλοκάρει» στη σκηνή, προτείνονται τρεις βασικές τεχνικές:
- Κίνηση προς τις σημειώσεις: ο ομιλητής μπορεί να πλησιάσει φυσικά το τραπέζι ή το αναλόγιο, μετατρέποντας την κίνηση σε μέρος της γλώσσας του σώματος.
- Παύση και αναπνοή: μια σύντομη παύση δίνει χρόνο για επαναφορά, ενώ προς το κοινό μεταφράζεται ως στοχαστική στιγμή.
- Στρατηγική χρήση νερού: ένα διάλειμμα για μια γουλιά νερό δίνει χρόνο να ρίξει κανείς διακριτικά μια ματιά στις σημειώσεις.
Όταν δεν υπάρχει πρόσβαση στις σημειώσεις
Αν το μυαλό αδειάσει και δεν υπάρχει άμεση πρόσβαση στις σημειώσεις, ο ομιλητής μπορεί να χρησιμοποιήσει χιούμορ ή να καλέσει το κοινό σε ερωτήσεις, μέχρι να ανακτήσει τη ροή του. Το σημαντικό είναι να παραμένει ψύχραιμος· όσο πιο άνετος δείχνει, τόσο πιο άνετα αισθάνεται το κοινό.
Παράδειγμα
Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση μιας ομάδας πωλήσεων μεγάλης τεχνολογικής εταιρείας. Τα μέλη της ένιωθαν άνετα στις εσωτερικές παρουσιάσεις, αλλά είχαν άγχος για τις δημόσιες ομιλίες σε συνέδρια. Για να προετοιμαστούν, νοίκιασαν ένα θέατρο, έκαναν πρόβες με τα φώτα της σκηνής και προσομοίωσαν τις πραγματικές συνθήκες. Η επανάληψη, η ανατροφοδότηση και η προετοιμασία με σημειώσεις τους έδωσαν αυτοπεποίθηση, ώστε να ανέβουν στη σκηνή έτοιμοι.
Το κλειδί της αυθεντικότητας
Η δημόσια ομιλία δεν χρειάζεται να είναι τέλεια. Υπάρχουν πάντα τρεις εκδοχές μιας παρουσίασης: αυτή που γράφεται, αυτή που εκφωνείται και αυτή που θα θέλαμε να είχαμε εκφωνήσει. Το κοινό δεν περιμένει τελειότητα· θέλει σαφήνεια, προετοιμασία και αυθεντικότητα.
Με τις σωστές τεχνικές και τις σημειώσεις ως υποστηρικτικό εργαλείο, το άγχος μειώνεται και ο ομιλητής μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτό που έχει πραγματικά σημασία: το μήνυμα που θέλει να μεταδώσει.